Potěšme společně nemocné děti. Na konto dobročinné akce díky vám už přibylo:
9435
0komentářů

Kam s papíry? Mějte přehled. Organizace i archivace dokumentů v pracovně

Nový mixér máte doma dva týdny a už přestal fungovat. Co teď? Najděte záruční list a reklamujte ho. Jenže kde je? Obrátili jste byt vzhůru nohama a stále ho nemůžete najít? Udělejte si pořádek v papírech, ať víte, kde hledat.
Vydáno: 04.05.2015 ▪ Autor: ▪ Přečteno: 2813x

Dokumenty si řádně roztřiďte, ať v nich nemáte stejný nepořádek jako já. Když bych potřeboval najít nějaký záruční list, vůbec nevím, kde bych měl hledat. Přitom by stačilo, abych pohledal po bytě všechny důležité dokumenty, roztřídil je a uložil přehledně do šanonů.

Dokumenty řádně roztřiďte

Dokumenty roztřiďte podle jednotlivých typů. Do jedné fólie dejte například pracovní smlouvy a výkazy, do druhé smlouvy z banky, pojišťovny a podobných institucí a do další účtenky a záruční listy od výrobků, u kterých je platná záruka. Do poslední fólie si uložte rodný list, maturitní vysvědčení, diplom a pas.

Šanony položte na poličku, postavte do regálové skříně nebo uložte do zásuvky pracovního stolu. S ohledem na citlivost některých dokumentů je vhodnější uzamykatelná zásuvka nebo skříňka.

Abyste si usnadnili pravidelné třídění dokumentů, postavte na stůl pořadač a do každého patra ukládejte určitý typ dokumentů hned, jak vám přijdou do ruky. Pro snadnější orientaci je opatřete štítky. V pravidelných intervalech pak důležité papíry přesuňte do šanonů a ty nepotřebné vyhoďte do koše. Pořadač seženete za cenu od 100 Kč.

Všechny papíry hned třiďte do odkladače na dokumenty. Foto: etc-shop.cz
Všechny papíry hned třiďte do odkladače na dokumenty. Foto: etc-shop.cz

Jak se starat o dokumenty

Pro ukládání dokumentů používejte fólie z polyesteru, polypropylenu nebo polyethylenu. Ostatní plasty jsou chemicky nestabilní a uvolňují škodlivé kyseliny. Nejhorší jsou fólie z PVC. Papírové dokumenty chraňte před světlem, teplem, vlhkostí, kyselým prostředím, znečišťujícími látkami a škůdci.

Papírové dokumenty uspořádejte do šanonů nebo kartotéky se štítkovačem. Dokumenty, které nehledáte často, uložte do zadních řad zásuvek. Častěji používané a hledané dokumenty dejte víc dopředu, abyste nemuseli papíry neustále přehrabovat.

Dokumenty, které potřebujete mít uložené delší dobu, naskenujte a vytvořte si elektronickou zálohu.

Dokumenty pravidelně, třeba jednou za měsíc nebo půl roku, zkontrolujte. Neaktuální a nepotřebné dokumenty vyhoďte a citlivé dokumenty skartujte. Důležité dokumenty, jako je životní pojištění, diplom nebo rodný list, uschovejte do trezoru nebo uzamykatelné skříňky.

Složky v kartotéce označte štítky. Foto: ©Depositphotos.com/stevenheap
Složky v kartotéce označte štítky. Foto: ©Depositphotos.com/stevenheap

Převod dokumentů do elektronické podoby

Dokumenty, které jsou důležité, ale nemají razítko ani podpis, naskenujte a převeďte do PDF formátu. Dokumenty s podpisem nebo razítkem naskenujte a opatřete elektronickým podpisem a časovým razítkem. Taková kopie se vám bude hodit, pokud byste po letech dokument ztratili nebo poničili.

Elektronický podpis a časové razítko si můžete zařídit na České poště. Podpis s platností jednoho roku vás vyjde na 396 Kč, cena razítka se pak odvíjí od toho, kolik jich použijete za měsíc. Pokud jich potřebujete maximálně 30, stojí jedno 121 Kč. Mimo to můžete zkusit online aplikaci Long-Term Docs. V licenci za 999 Kč máte elektronický podpis a 500 časových razítek.

Nemáte skener nebo kvalitní foťák? Navštivte pobočku Czech POINTU, kde vám dokumenty zkonvertují do elektronické podoby za 30 Kč za stránku.

Naskenované dokumenty uložte tak, abyste je snadno našli. Můžete využít online úložiště dokumentů s vyřešenou ochranou přístupu a zálohováním, jako je Evernot nebo Dropbox. Ten nabízí uložení 2 Gb dat zdarma, což na dokumenty v PDF formátu stačí. V běžné domácnosti si podle mne vystačíte i s externím diskem. Složky roztřiďte podle typu dokumentů, abyste v nich měli přehled.

Roztříděné dokumenty uložte třeba do zásuvek pracovního stolu. Foto: MT-nábytek.cz
Roztříděné dokumenty uložte třeba do zásuvek pracovního stolu. Foto: MT-nábytek.cz

Kartotéky a kontejnery

Při výběru kartotéky je rozhodující, zda bude sloužit v kanceláři, domácí pracovně nebo jen na uložení osobních dokumentů. Důležité je také množství dokumentů, které potřebujete uložit. Myslete na to, že v průběhu času budou papíry přibývat. Jestli je natěsnáte příliš k sobě, můžete je pomačkat a poškodit.

Kartotéky mají úložné prostory standardizované na konkrétní formáty dokumentů. Počítejte s tím hlavně u atypických rozměrů papíru. Některé kartotéky mají jen několik zásuvek, jiné jsou členitější a poskytují více menších úložných prostor. Kartotéku pořídíte za 1900 Kč, kontejner s kolečky už od 1100 Kč.

Kartotéky, nebo též kontejnery, mívají kolečka, díky kterým je snadno přemístíte, kamkoliv potřebujete. Menší kontejnery schováte i pod stůl. Skříňky fungují jako solitéry nebo jako součást pracovních sestav. Některé mají uzamykatelné zásuvky či dvířka.

Kontejner s kolečky snadno přesunete tam, kam potřebujete. Foto: MT-nábytek.cz
Kontejner s kolečky snadno přesunete tam, kam potřebujete. Foto: MT-nábytek.cz

Šanony - rychlé a jednoduché třídění dokumentů

Šanony poslouží pro přehledné uspořádání dokumentů. Když je postavíte na polici, bude se vám na ně prášit. Větší množství šanonů raději uložte do regálové skříně. Pokud zvolíte skříňku s dvířky, měla by být prosklená, abyste měli o šanonech přehled.

Dokumenty rozdělte a vložte do jednotlivých fólií. Ty oddělte barevnými papíry se štítky, na které napíšete, jaké dokumenty v nich najdete. Šanony zbytečně nepřeplňujte. Jakmile je jeden plný, použijte další. Výhodou je nízká cena. Jeden koupíte už za 50 Kč.

Krabice - levné, ale méně přehledné ukládání dokumentů

Jestli máte jen pár dokumentů k uskladnění, vystačíte si s krabicí, kterou dáte na polici nebo do skříňky. Nevýhodou krabic je menší přehlednost, protože dokumenty leží na sobě. Abyste věděli, jaké papíry uvnitř jsou, použijte popisovací štítky na přední straně boxu. Výhodou je nízká cena. Archivační krabici na dokumenty ve formátu A4 seženete už za 14 Kč.

Šanony i krabice uložte do regálové skříně. Foto: MT-nábytek.cz
Šanony i krabice uložte do regálové skříně. Foto: MT-nábytek.cz

Trezory - bezpečné uložení cenných věcí a papírů

Čím těžší trezor je, tím je i bezpečnější. Může být sice vyroben z lehčích materiálů, ale pak je o to dražší. V patře hrozí, že podlaha těžký trezor neunese. Proto ho položte na roznášecí podestu, která rozloží hmotnost na větší plochu. Počítejte však s tím, že si uberete prostor kolem trezoru, protože na podestu můžete položit maximálně nějakou lehkou dekoraci. Typ podesty volí statik. U malých trezorů nemusíte hmotnost tolik řešit.

Aby byl trezor bezpečný, měl by být připevněn kvalitní kotvící technikou k podlaze nebo stěně. Nejlepší je zabudovat ho do zdi nebo podlahy. Kolem něj by měla být dostatečně silná vrstva betonu, aby se zloděj nedostal k méně zabezpečené boční straně trezoru.

Pokud do trezoru budete ukládat šperky nebo jiné hodnotné předměty nebo papíry, které máte pojištěné, konzultujte výběr trezoru s pojišťovnou. Malý trezor koupíte už za 700 Kč. Na běžné dokumenty vám postačí uzamykatelná skříňka, která je ochrání před zvědavýma očima.

Jak ukládáte a organizujete důležité dokumenty vy? Podělte se o své nápady s ostatními čtenáři v komentáři pod článkem.

Úvodní foto: ©Depositphotos.com/RalkoV

Sdílejte tento článek 0x 0x 0x
0x

Antonín Vintr

Vystudoval jsem nábytkové inženýrství a zajímá mě interiérový design i moderní trendy v bydlení. Z mých článků se dozvíte, jak vybírat vybavení do bytu, odhalím vám vlastnosti různých materiálů nebo pomůžu s technickým řešením úprav ve vaší domácnosti.

Antonín Vintr na sociálních sítích:
Sdělte ostatním čtenářům váš názor / Počet příspěvků: 0
Nadpis:
  Vaše jméno:

Přečtěte si také ↓

Vánoční osvětlení rozzáří vaše okna. Dávejte si však pozor, elektřina je dobrý sluha, ale zlý pán

Vánoční osvětlení rozzáří vaše okna. Dávejte si však pozor, elektřina je dobrý sluha, ale zlý pán

Vydáno: 01.12.2016 ▪ Autor: Jiří MacíkTipy a triky ▪ Přečteno: 52x

Jak správně zprovoznit venkovní vánoční osvětlení v oknech, světelné rampouchy nebo řetězy? Kupujte výzdobu a řetězy od známých výrobců a dejte pozor na neporušenou kabeláž a proudové krytí. Elektřina je dobrý sluha, ale zlý pán.

Celý článek
Chcete mít obývací pokoj vybavený podle nejnovějších trendů? Zjistěte, která sedačka je právě v módě

Chcete mít obývací pokoj vybavený podle nejnovějších trendů? Zjistěte, která sedačka je právě v módě

Vydáno: 30.11.2016 ▪ Autor: Antonín VintrTipy a triky ▪ Přečteno: 187x

Vybíráte novou sedačku? Zjistěte, které typy sedacích souprav existují a kam se který typ sedačky hodí. Chcete mít navíc obývák zařízený podle posledních trendů? Pak se podívejte, které barvy, styl a tvary jsou u pohovek v módě.

Celý článek
Infra panely a topidla mohou mít i podobu lampy. Ohřejte se pod bílou nebo zlatou koulí

Infra panely a topidla mohou mít i podobu lampy. Ohřejte se pod bílou nebo zlatou koulí

Vydáno: 29.11.2016 ▪ Autor: Jiří MacíkTipy a triky ▪ Přečteno: 100x

Pokud přemýšlíte o instalaci účinného a pro alergiky vhodného topení, nezapomeňte na infrapanely. Mohou viset třeba v podobě lustrové koule nad vaší hlavou, nebo si doma nainstalujete zrcadlo či topný sloup. Navíc vypadají skvěle.

Celý článek